Prendete una classica riunione in ufficio di metà mattina: nella stragrande maggioranza dei casi, dopo appena cinque minuti, ci sarà qualcuno con lo sguardo rivolto allo schermo del cellulare.
Non mancherà chi farà battute per aumentare l’empatia tra colleghi, chi si impegnerà in un intervento di mezz’ora per legittimare il suo status o la sua qualifica e chi non farà altro che annuire di fronte al capo.«Siamo torturati dalle riunioni» ha scritto un po’ di tempo fa L’Economist. Perché il rischio della vita in ufficio è che le giornate si trasformino in affollate sequele di impegni e appuntamenti di lavoro. Riunioni appunto, che spesso però finiscono per rendere tutti meno produttivi e ammazzare la creatività. Come ha ammesso Fiorello parlando del suo impegno in radio e del suo lento allontanamento dalla tv: «La tv mi costa fatica — ha spiegato al Corriere — perché è un continuo uscire da una riunione per entrare in un’altra. Con i produttori, con gli autori, con gli scenografi, con le maestranze... L’ultima cosa a cui si pensa è lo spettacolo e io alla seconda riunione mi sono già stufato.»
Jeff Bezos, il fondatore e amministratore delegato di Amazon, applica in azienda una regola di base: mai programmare un meeting in cui due pizze non siano sufficienti per sfamare l’intero gruppo di partecipanti. Il motivo è semplice, più alto è il numero dei partecipanti, più aumenta la probabilità di insuccesso. Steve Jobs ai tempi della Pixar, per capire cosa andava storto in azienda, organizzava gli incontri con i vari team facendo due precise domande: «Dimmi cosa non funziona». La persona rispondeva e Jobs chiedeva agli altri se erano d’accordo. Poi sceglieva un altro dipendente e chiedeva: «Dimmi cosa funziona».
Secondo molti esperti, è il tempo la chiave del successo di qualsiasi riunione. Nel 1957, C.Northcote Parkinson, professore e leggendario esperto di management, ha elaborato una regola molto efficace: «più tempo a disposizione si avrà in riunione, più se ne sprecherà». Gran parte del problema sta nel fatto che spesso, sebbene i lavoratori detestino partecipare alle riunioni, sopportano ancora meno il fatto di esserne esclusi. «Nulla è così efficace nell’indurre paranoia e malessere, di un meeting di lavoro a cui tu sei stato escluso» ha scritto l’Economist. Succede così che per evitare malcontento generale, i manager cerchino di invitare alle riunioni quante più persone possibili, con un rischio di insuccesso che può arrivare al 99,9%. È dimostrato infatti che più la riunione coinvolge piccoli team di persone, più è alta la probabilità di successo. Perché i partecipanti tenderanno a essere brevi, efficaci, e si aggiorneranno a turno sui progressi del loro lavoro senza perdere tempo.
C’è poi la regola di HIPPO: nell’80% delle riunioni, tutte le decisioni prese sono in linea con quello che dice mr HIPPO. Ossia l’«highest-paid person’s opinion»: il manager. Colui che ha indetto la riunione, il capo o meglio quello che nel meeting è il più alto in grado e guadagna di più. E così meno della metà delle persone presenti si prenderà la briga di parlare perché sa già di sprecare solo fiato. E la metà del gruppo si impegnerà diversamente con lo smartphone. Secondo Maurice Schweitzer, professore di management alla Wharton School dell’Università di Pennsylvania, le riunioni sono destinate al successo quando la preparazione è già fatta prima ancora di iniziare. «Informare in anticipo le persone sull’agenda impedisce loro di essere colti alla sprovvista, le sorprese spesso portano a una reazione negativa ai piani. Purtroppo — ha aggiunto — è un impegno neanche così divertente e per questo il management raramente lo fa». Stabilire un obiettivo dovrebbe essere prioritario: bisogna spingere lo staff ad andare avanti su un progetto oppure solo aggiornare il team? Si vogliono capire i problemi dei dipendenti o conoscere le loro idee? Si vuole stimolare il lavoratore a condividere idee e soluzioni? Ma soprattutto, la domanda regina, quella da farsi più e più volte prima di mandare una convocazione è: ma questa riunione è davvero necessaria?
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